Inspiration, fördjupning och dialog från Energimyndigheten

Så minskade Ystad kökstransporterna med 75 procent

Över tio leveranser per vecka till kommunens kök fick Ystad, Tomelilla och Simrishamn att byta spår. Nu har man styrt upp distributionen och minskat antalet transporter i kommunerna med 75 procent. Dessutom får personalen mer tid att tillaga lokala råvaror från grunden.

Uppdaterad: 2018-03-12 Publicerad: 2018-03-12

Text: Mattias Boström Bild: Shutterstock

Det började med att Ystad, Tomelilla och Simrishamn insåg att antalet leveranser till köken i kommunerna hade gått över styr. Vissa av köken hade upp till fjorton leveranser från fyra till fem olika leverantörer under en och samma vecka. Det innebar inte bara en onödig påverkan på miljön, personalen fick även lägga mycket tid på att ta hand om dessa leveranser.

– Vi frågade köken dels hur många leveranser de hade per vecka och dels hur många de skulle klara sig på med samordnad varudistribution. Fem av hundra kök behövde tre leveranser per vecka, resten klarade sig med en eller två leveranser per vecka, säger Tina Persson, projektledare på Ystads kommun.

Tina Persson, Ystads kommun.

Inspirationen från samordnad varudistribution fick man från Borlänge kommun som var först ut med att införa modellen 1999. I samarbete med transportforskaren Olof Moen vid Göteborgs universitet arbetades en förädlad version av Borlänges modell fram och implementerades i Österlenkommunerna som en lösning på problemet.

Det resulterade i att de tre kommunerna upphandlade en gemensam distributionscentral, dit grossisterna levererar sina varor. Därifrån planerar kommunen själv leveranserna ut till köken som sedan utförs av en externt upphandlad distributör.

– I den nya modellen upphandlar vi transporten och produkten var för sig. Det gör att du har möjlighet att påverka hur transporten ska se ut. Vi kan ställa kravet att transporten bara ska gå till distributionscentralen istället för till vart och ett av köken, säger Tina Persson.

Eftersom leverantörerna befrias från merparten av transporterna förväntas varans pris minska i storlek med vad transporten tidigare utgjorde, och därigenom täcka centralens kostnad.

– Där har leverantörerna sparkat lite bakut, men i takt med att allt fler kommuner upphandlar på det här sättet är det troligt att marknadskrafterna successivt pressar ner priset, säger Tina Persson.

Fakta

5 förutsättningar för att klara samordningen

Att satsa på samordnad varudistribution handlar egentligen om en beteendeförändring. För att få folk att ändra beteende krävs en mycket stark ledning som står enade inför de mål man sätter upp och att man kan hitta nyckelpersoner som brinner för uppgiften, menar Tina Persson på Ystads kommun.

För att lyckas krävs att:

  • beslutet är politiskt förankrat
  • e-handel är implementerat
  • alla involverade kontinuerligt får information under hela införandet
  • det finns en projektledare på full tid när samordningen implementeras
  • en resurs (50-75 %) följer med in i verksamheten efter implementeringen

Kommunerna jobbade med digital ruttplanering, där alla geografiska koordinater samt information om de olika kökens godsvolymer matades in.

– Utifrån simuleringar fick vi fram data som berättade att två 16 tons lastbilar behövdes. Dessa kör 4 dagar i veckan, vilket motsvarar en körsträcka på 87 mil i veckan och 50 timmar. Informationen använde vi oss av när vi gjorde upphandling av distributören, ett väldigt exakt behov, säger Tina Persson

Hon har räknat ut att den nya modellen signifikant har bidragit till ett minskat utsläpp. Kommunerna har upptill 75 procent färre leveranser nu, och genom att minska beställningsfrekvenserna har antalet leveransstopp minskat från 26 000 till 6 000 per år.

– Dessutom har varje bil en fordonsdator som skickar information om exakt hur mycket bilarna har kört under en månad. Då kan jag följa upp och se om körsträckan och tiden överensstämmer med de antal mil och timmar som vi upphandlat från distributören. Det här gör att vi får ett fakturaunderlag som bygger på realtidsinformation och som speglar vårt verkliga användande av distributören, säger hon och fortsätter:

– Att dela upp upphandlingen på det här sättet medför en helt ny möjlighet för oss kommuner att påverka vilka bilar och vilket bränsle som används. Med andra ord ges vi större chans att ta ansvar för alla transporter som vi ger upphov till, och det känns naturligtvis jättebra.

Fakta

Energimyndighetens stöd till lokala klimat- och energilösningar

Samordnad varudistribution är ett projekt som drivs inom ramen för programmet Lokal och regional kapacitetsutveckling. Syftet med detta program är att stötta offentliga aktörer att implementera eller utveckla lösningar som bidrar till energieffektivisering och minskade utsläpp av växthusgaser inom bland annat transportområdet. Under 2016-19 fördelar Energimyndigheten 12,5 miljoner kronor per år till lokala och regionala offentliga aktörer inom programmet. Läs mer om Lokal och regional kapacitetsutveckling

 

Det finns även andra fördelar med det nya systemet. Nu möjliggör kommunerna för små, lokala leverantörer av råvaror att faktiskt vara med i upphandlingarna, något de hade svårt för tidigare eftersom de saknade det nödvändiga transportledet för att leverera till alla köken var för sig. Dessutom får personalen tid för annat när de inte tvingas ta emot ad hoc-leveranser som kunde dyka upp när som helst mellan kl. 7 och 14.

– Vi har räknat ut att vi tjänar runt 4 000 timmar per år på att köken får färre leveranser. Den tiden kan användas för att i större utsträckning tillaga råvaran från grunden och det är ju fantastiskt. Att tillaga en lokalt odlad råvara, samtidigt som vi sparar på miljön, är ju verkligen en kvalitetshöjning, säger Tina Persson.

 

Senaste

Effektivisering

Smartare kretslopp kapade energinotan på Dalby gård

Lantbruk

Smartare logistik och effektivare kretslopp kapade energinotan på Dalby Ekologiska gård. Den ekologiska mjölkgården minskade energianvändningen med 17 procent trots att man ökade antalet kor betydligt.

Förnybart

Därför har den förnybara elen ökat mest

Förnybart

Den förnybara elen har gått spikrakt uppåt sedan 1998, framför allt vindkraft. Vad ligger bakom denna kraftfulla tillväxt? Och hur ser de viktigaste teknikerna ut inför framtiden?